Møtebok 21. juni 2010

MØTE I STYRINGSGRUPPEN

Tid: Mandag 21. juni kl. 1300-1500 – med enkel servering i etterkant

Sted: HiO, Pilestredet 46 – rom 301

Innkalt: Styringsgruppen

Invitert: Prosjektsekretariatet

Tilstede:

Forfall:

Fører av møtebok: Sigrid Wolf og Anne Hexeberg

DAGSORDEN

Sak 33/10 Orienteringer

Styremøter 16. og 17. juni

Kort orientering om HiAk-HiO-sakene fra styremøtene. Prosjektleder redegjorde for det videre arbeidet frem mot endelig justert og omforent strategidokument som skal legges frem for styrene i september.

HiAks styreleder påpekte viktigheten av å ta med HiAk i diskusjonen om universitets­satsingen som en likeverdig partner. I det videre arbeidet til høsten vil en sette dato for å bli universitet og beskrive veien for å komme dit. Viktigheten av å støtte disiplinene og ta hensyn til disse i strategidokumentet, samt forholdet mellom det nye universitetet og instituttsektoren ble tematisert.

Involvering, informasjon og allmøter

Utviklingsprosjekter som det jobbes med til høsten: Kommunikasjonsstrategi og grafisk profil, felles vevløsning og HR-strategi.

Allmøter med ulike tema høsten 2010:

• om utredningene og høringsarbeidet: begynnelsen og slutten av september (felles allmøter)
• om styrevedtak 9.des.: månedsskiftet november/desember (separate allmøter)
• om administrativ organisering og IKT (målgruppe: TA-personale): uke 35 (felles allmøte)
• om administrativ organisering: uke 46 (felles allmøte)
• om utredning IKT: uke 47 (felles allmøte)
• om omstillingsarbeidet: midten av september (separate allmøter)

Økonomisk analyse – status v/ Åsulv Frøysnes

Kontakt med NIFU om bistand. Tar sikte på avklaring i juli, og gjennomføring i august og september.

Omstillingsavtale – supplerende opplysninger

Presisering: Lokalt jobbes det med en tilpasningsavtale til omstillingsavtalen som er fremforhandlet mellom partene og departementet.

Sak 34/10 Utredningsarbeidet

Muntlig orientering fra prosjektleder om status i utredningsarbeidet. Faglig organisering, Styring og ledelse og Etterutdanning og oppdrag har alle utredningsfrist 30. juni.

• Faglig organisering har 2 møter igjen. Diskusjon om 4- og 5-fakultetsmodeller.
• Styring og ledelse har siste møte 24. juni. Anbefalingene vedr. styrings- og ledelsesnivåer tar utgangspunkt i en få- og en flerfakultetsmodell.
• Etterutdanning og oppdrag hadde sitt siste møte 21.juni der de gikk gjennom utkast til rapport. Bl.a. organisering av oppdragsvirksomheten inkl. Senter for læring i arbeidslivet ble diskutert.

Vedtak:

• Styringsgruppen tar orienteringen til etterretning. Styringsgruppen ønsker lykke til i innspurten av utredningsfasen og takker utredningsgruppene for arbeidet.

Sak 35/10 Utredning om organisering av IKT

Saksdokument : Forslag til mandat, sammensetting og fremdriftsplan

Styringsgruppen er fornøyd med saksfremlegget for utredningen av IKT-området.

Styringsgruppen presiserte viktigheten av å tenke på anvendelse av IKT i den nye institusjonen (IKT-strategi for undervisnings- og forskningsaktivitetene). Det ble etterlyst ord som sosiale medier, elektronisk læringsplattform og en overordnet diskusjon rundt satsing på e-læring. Det er også ønskelig at det i det videre arbeidet vurderes hvordan en best kan balansere mellom hva som bør ivaretas internt og hva som best kan ivaretas av ekstern kompetanse. Styringsgruppen ønsker å komme tilbake til en overordnet IKT-strategi med fokus på de ulike brukergruppene som studentene, undervisere, forskere etc. Styringsgruppen ber om at det til høsten utarbeides et notat der framtidsbildet skisseres.

Vedtak:

• Styringsgruppen godkjenner mandat for utredning om organisering av IKT
• Styringsgruppen gir prosjektleder fullmakt til å følge opp sammensetting av utredningsgruppen i tråd med vedlagte forslag
• Styringsgruppen delegerer oppnevning av arbeidsgrupper og medlemmer av disse til utredningsgruppen i samarbeid med prosjektleder
• Styringsgruppen gir prosjektleder fullmakt til å følge opp det videre arbeidet

Sak 36/10 Justert mandat og sammensetning av prosjektgruppen samt prosjektplan høsten 2010

Saksdokument : Forslag til ny prosjektorganisering og justert prosjektplan

Strategi, kultur, medvirkning og å bli kjent blir viktige tema i året som kommer. Styringsgruppen mener en må ha en ryddighet i hvilke saker som tas opp med ”gamle og nye” ledere våren og høsten 2011. Strategisamlinger bør gjennomføres etter at nye ledere har tiltrådt høsten 2011, mens samlinger med tema ”kultur og bli kjent” kan avholdes våren 2011.

Vedtak:

• Styringsgruppen godkjenner forslag til prosjektplan for høsten 2010, og gir prosjektleder fullmakt til å justere ved behov
• Styringsgruppen godkjenner justert mandat og sammensetning av prosjektgruppen

Sak 37/10 Statusrapport

Saksdokument : Statusrapport

Prosjektleder redegjorde for regnskapet og statusrapporten.

Vedtak:

• Prosjektleders statusrapport tas til etterretning.

Sak 38/10 Eventuelt

• Jan Grund påpekte viktigheten av likeverd og å fremstå sammen om felles prosjekter. Uheldig at stillingsannonse for prosjektleder for SULA ble trykket med HiO-mal.

• SAK-midler: Kort diskusjon om fordeling av tildelte SAK-midler på totalt kr 6 mill. Vedtak: Det legges frem en sak for styringsgruppemøte i september med forslag til fordelingen av årets SAK-midler.

• Personalsjef HiAk har sagt opp sin stilling. Prosjektleder får fullmakt til å følge opp oppnevning av vedkommendes etterfølger(e) i gruppene han har vært medlem i.

• Ny diskusjon om offentliggjøring av saksdokumenter. Møteleder henviste til tidligere vedtak. Det kom forslag om å publisere saksforberedende dokumenter sammen med møteboken, og at dokumentene merkes tydelig med status, f.eks ”arbeidsdokument”.

• Et krevende år står fremfor oss, og kommunikasjon og profilering blir sentralt.
  Vedtak: sak om kommunikasjonsplan og -strategi tas opp som egen sak i styringsgruppemøte i september.